Av advokatene Birgitte Araldsen og Nina Kroken, FØYEN Advokatfirma DA
Det mangler ikke eksempler på saker hvor media har rettet et negativt søkelys mot bedrifters kontroll av de ansattes e-post, videoovervåkning på arbeidsplassen mv. Et lovlig kontrolltiltak må være både saklig begrunnet i virksomhetens forhold og ikke innebære et uforholdsmessig inngrep overfor de ansatte. Ofte er det imidlertid ikke selve kontrolltiltaket, men fremgangsmåten, som gjør at det blir så fullstendig galt.
Nye lovbestemmelser
Kap. 9 i ny arbeidsmiljølov (i kraft 01.01.06) lovfester arbeidsgiveres adgang til å iverksette kontrolltiltak og de tilhørende saksbehandlingsregler. Medfører et kontrolltiltak behandling av personopplysninger, må tiltaket også oppfylle kravene i personopplysningsloven. I denne artikkelen skal vi gi en oversikt over arbeidsmiljølovens saksbehandlingsregler ved kontrolltiltak overfor ansatte.
Saksbehandlingskrav
Saksbehandlingsreglene fremgår av den nye arbeidsmiljølovens § 9-2, som pålegger arbeidsgiveren tre sentrale plikter:
(1) drøftingsplikt
(2) informasjonsplikt
(3) jevnlig evaluering
Drøftingsplikten
Før kontrolltiltak besluttes og iverksettes, skal det gjennomføres drøftelser med bedriftens tillitsvalgte. (Hvis bedriften ikke har tillitsvalgte, bør det oppnevnes. Den nye arbeidsmiljøloven legger nemlig opp til samarbeid med tillitsvalgte på flere områder). Drøftelsene skal omfatte alle sentrale elementer ved etablering og gjennomføring, samt ved endringer av eksisterende kontrollordninger. Det fremgår av forarbeidene at et særlig siktemål bør være at partene gjennom drøftelsene kommer fram til løsninger som i størst mulig grad begrenser inngrepet i arbeidstakernes personlige forhold, og andre ulemper ved kontrollen.
Det sentrale med drøftingsplikten er at drøftelsene skal være reelle. Dette betyr at de tillitsvalgte skal involveres på et tidspunkt hvor det foreligger en faktisk påvirkningsmulighet, altså før endelig beslutning fattes. Det understrekes imidlertid at drøftingsplikten ikke er en enighetsplikt. Lykkes det ikke partene å komme til enighet, er det arbeidsgiveren som har endelig beslutningsmyndighet.
Informasjon til de ansatte
Mens drøftingsplikten gjelder forholdet til de tillitsvalgte, gjelder informasjonsplikten de berørte arbeidstakerne direkte. Før kontrolltiltak iverksettes, skal de berørte arbeidstakerne informeres om kontrolltiltakets formål, praktiske konsekvenser (herunder gjennomføringsmåten) og tiltakets antatte varighet. Tilsvarende informasjonsplikt gjelder ved endring av etablerte kontrolltiltak. Arbeidstakerne skal gis utfyllende informasjon om relevante forhold, blant annet hvordan kontrollen vil innrettes, herunder plassering, funksjon, metoder, kvalitetssikring av resultater og evt. bruk av eksterne kontrollører.
Jevnlig evaluering
Det er ikke tilstrekkelig at kontrolltiltakene oppfyller lovens krav til saklighet og forholdsmessighet på iverksettelsestidspunktet. Vilkårene må være oppfylt så lenge kontrolltiltakene vedvarer. Loven pålegger derfor arbeidsgiveren og de tillitsvalgte i fellesskap å foreta en jevnlig behovsevaluering. Er behovet ikke lenger til stede, må tiltaket oppheves.
Utarbeidelse av instrukser og rutiner
Den våkne leser ser faren for at et kontrolltiltak vil kunne miste sin effekt hvis det informeres i forkant av det konkrete tilfellet. Det er imidlertid ikke meningen at drøfting og informasjon skal måtte foretas for hver gang kontroll gjennomføres. En praktisk måte å unngå dilemmaet på, er å utarbeide generelle instrukser og rutiner som beskriver de aktuelle kontrolltiltak i virksomheten, hvordan disse benyttes, og som de ansatte skriver under på at de er kjent med. Vi har gode erfaringer med å utarbeide IT-instrukser hvor rettmessig pc-bruk (herunder av e-post og internett) er beskrevet, samt i hvilke tilfeller og på hvilken måte bruken kan bli kontrollert. Plikt til å fastlegge rutiner for bruk av informasjonssystemer med betydning for informasjonssikkerhet ved behandling av personopplysninger følger uansett av personopplysningsforskriften § 2-7. Tilsvarende instrukser og rutiner bør utarbeides for adgangskontrollsystemer, ved kameraovervåkning og andre aktuelle kontrolltiltak.
Konsekvenser av brudd
Foruten risikoen for medias (uønskede) oppmerksomhet kan manglende overholdelse av drøftings- og informasjonsplikten medføre at kontrolltiltaket anses for å være ugyldig. Hvorvidt følgen er ugyldighet, vil avhenge av en konkret vurdering. Praktisk viktig er også at de bevis kontrolltiltaket har fremskaffet, kan bli nektet fremlagt i en etterfølgende arbeidsrettssak eller straffesak.
Arbeidsgiverens forsettlige eller uaktsomme overtredelse av personopplysningsloven og arbeidsmiljøloven er også straffesanksjonert.
Arbeidstilsynet har ikke direkte kompetanse til å overprøve kontrolltiltaket, men kan likevel måtte ta stilling til det i en klage over brudd på reglene om fullt forsvarlig arbeidsmiljø eller lignende. Innebærer kontrolltiltak brudd på personopplysningsregelverket, kan tiltaket påklages til Datatilsynet. Tiltaket kan dessuten bringes inn for de ordinære domstoler. Det er arbeidsgiveren som har den endelige beslutningsmyndigheten. Utgangspunktet er at arbeidstakerne må innrette seg etter tiltaket til eventuell avklaring er gitt av Datatilsynet eller domstolene.
FAKTABOKS
Lovlige kontrolltiltak må være
(1) saklig begrunnet i virksomhetens behov, og
(2) ikke innebærer en uforholdsmessig belastning for arbeidstakeren
Arbeidsgiverens har i kraft av styringsretten beslutningsmyndigheten til å bestemme om – og hvilke – lovlige kontrolltiltak som skal iverksettes, forutsatt at saksbehandlingsreglene er overholdt.
Særlige regler kan følge av tariffavtale.
Del på facebook
Del på twitter
