Går foreslåtte regler om innsyn i e-post for langt i å begrense arbeidsgivers styringsrett?

Av advokat Birgitte Araldsen, FØYEN Advokatfirma DA.

 

Forskriftsutkastet om innsyn i ansattes e-post tar som utgangspunkt at arbeidsgiver ikke har anledning til innsyn i ansattes e-post. Dette innebærer nok en omdreining på skruen hvor arbeidsgivers styringsrett innskrenkes. Arbeidsgiver fratas dermed en viktig del av sin rett til å bestemme og kontrollere hvorledes et av virksomhetens viktigste verktøy skal benyttes. Resultatet kan bli instrukser som skjerper inn adgang til bruk av elektronisk utstyr til annet enn rene jobbrelaterte forhold.

Fornyings- og administrasjonsdepartementet sendte den 18.10.2006 forslag til regler om arbeidsgiveres tilgang til ansattes e-post og annen elektronisk kommunikasjon ut på høring. Høringsfristen utløp den 17.1.2007.

Det er grunn til å merke seg at verken arbeidsgiverorganisasjoner eller arbeidstakerorganisasjoner har vært representert i arbeidet med den nye forskriften. Dette har også blitt kritisert i flere av høringsuttalelsene – særlig fra arbeidsgiversiden.

Både LO, YS og Akademikerne støttet det tidligere forslaget om regler som ble fremmmet av Arbeidslivslovutvalget i NOU 2004: 5 om ny arbeidsmiljølov. NHO, KS og HSH støttet også dette forslaget, men de mente at det burde presiseres i selve lovteksten at den ikke rammer tilfelle hvor arbeidsgiver åpner privat e-post i god tro. I dette forslaget ble det slått fast at kontroll av arbeidstakernes private e-post uten samtykke er forbudt, men utvalget foreslo ingen regulering av innsyn i virksomhetsrelatert e-post. Utgangspunktet var at arbeidsgiver må ha adgang til å lese slik post.

Forslaget til forskrift med hjemmel i Personopplysningsloven som nå er fremmet, tar som utgangspunkt at en arbeidsgiver ikke har rett til innsyn med mindre ett av flere nærmere angitte unntak kommer til anvendelse.

I følge høringsnotatet s. 16, er det to mulige utgangspunkt for regulering av arbeidsgivers tilgang til arbeidstakeres e-post mv.: 

  • Bestemmelsene kan enten ta utgangspunkt i at arbeidsgiver har tilgang til ansattes e-post mv. og så gjøre unntak for det som er privat.
  • Alternativt kan bestemmelsene ta utgangspunkt i at arbeidsgiver ikke har tilgang til den ansattes e-post mv. og så gjøre unntak for bl.a. såkalt virksomhetsrelatert e-post mv.

Arbeidsgiver har såkalt styringsrett i sin virksomhet. Dette innebærer bllant anneta en rett innen nærmere angitte rammer, til å inngå arbeidsavtaler og bringe dem til opphør. Det innebærer videre en rett til å lede, fordele og kontrollere arbeidet.

 

På bakgrunn av arbeidsgivers styringsrett er det naturlige utgangspunktet at arbeidsgiver har en rett til innsyn i virksomhetsrelatert e-post, fordi den er sendt arbeidstaker i vedkommendes rolle som ansatt i virksomheten. Arbeidsgiver eier de kommunikasjonsløsninger som benyttes i arbeidet, og kan i utgangspunktet bestemme hvorledes de skal brukes.

De bestemmelsene som nå foreslås i utkastet til forskrift, vil frata arbeidsgiveren en vesentlig del av rådigheten over det utstyr og de kommunikasjonsløsninger som stilles til rådighet for at arbeidstakeren skal utføre arbeid for arbeidsgiver, og etablere en slags beskyttet disposisjonsrett for arbeidstaker over arbeidsgivers eiendeler.

Dersom forskriften vedtas vil resultatet i mange tilfelle kunne bli at arbeidsgivere innfører betydelig strengere regler for hvilken bruk av utstyr og kommunikasjonsløsninger som skal være tillatt, enn hva som er tilfellet i dag. For på side 30 i høringsnotatet fremgår i kommentaren til utkastets § 9-8 Instruks for bruk av virksomhetens elektroniske utstyr at:

Instruksen kan bl.a. bestemme at brukeren ikke har lov til å benytte virksomhetens elektroniske utstyr til private formål, at søk på bestemte ord på Internett er forbudt og at det ved hjelp av virksomhetens elektroniske utstyr ikke skal sendes privat e-post eller foretas annen privat kommunikasjon.

Det er sannsynlig at det vil bli fastsatt en del nokså restriktive instrukser i medhold av denne bestemmelsen. Derved vil en del av den frihet og fleksibilitet som arbeidstakere har vunnet forhold til arbeidstid og fritid gå tapt. Og det var vel ikke hensikten? 

I høringsrunden har det kommet mange innspill til departementet. Arbeidstagerorganisasjonene er i hovedsak positive, men fra arbeidsgiverssiden har det blitt fremmet til dels massive kritikk både mot den lovtekniske oppbygning og mot innholdet i forskriftsutkastet. Dette bør gi departementet grunnlag for å foreta en ny grundig vurdering av utgangspunktet for og detaljene i en regulering av en av arbeidsgivers sentrale innsatsfaktorer/ arbeidsredskaper.