Av advokat Preben Haugmoen Mo, FØYEN Advokatfirma DA
Finsanskrisen er blitt mye omtalt de siste månedene, og den påvirker stadig sterkere realøkonomien. I FØYEN merker vi dette ved at stadig flere bedrifter foretar nedbemanninger eller vurderer å gjøre det. Beslutningen om en reduksjon i antall ansatte er basert på en bedriftsøkonomisk beslutning. Gjennomføringen av en nedbemanning er imidlertid en prosess som skal oppfylle rettslige krav.
Kravet til saklighet
Virksomheter kan bare si opp ansatte dersom de har saklig grunn til det. Kravet til saklighet kan begrunnes i den ansattes eget forhold, eksempelvis illojalitet, ugyldig fravær eller underslag. Kravet til saklighet kan alternativt begrunnes i virksomhetens forhold. Virksomhetens forhold kan for eksempel være økonomiske problemer, oppkjøp, fusjon eller reorganisering. Det er altså ikke et vilkår for å foreta en nedbemanning at virksomheten har økonomiske problemer. Det er imidlertid ofte slik at en reduksjon i antall ansatte først vurderes når kostnadskutt er nødvendig. I denne artikkelen tar vi opp noen problemstillinger knyttet til oppsigelser begrunnet i virksomhetens forhold.
Formålet med prosessen
Det overordnede formålet med prosessen er todelt. For det første skal prosessen godtgjøre at virksomheten har saklig grunn til å si opp de ansatte som blir nedbemannet. For det annet skal prosessen sørge for at tilbørlig hensyn blir tatt til dem som rammes av oppsigelser, og at det tas hensyn til dem som fortsetter å være ansatt og deres arbeidsmiljø.
Hvordan prosessen legges opp, avhenger av ulike forhold ved virksomheten som størrelsen, antall ansatte som vurderes nedbemannet, om flere avdelinger i virksomheten er berørt, årsaken til nedbemaningen, om bedriften har tillitsvalgte, arbeidsmiljøutvalg, eller andre organer som representerer de ansatte eller er ment å ivareta arbeidsmiljøet i virksomheten.
Hovedpunkter i prosessen
Selv om en nedbemanningsprosess bør skreddersys i hvert enkelt tilfelle for å oppnå det beste resultatet, kjennetegnes vellykkede nedbemanninger av noen viktige hovedpunkter.
Bedriftens grunnlag for beslutningen
Bedriften må foreta en grundig vurdering av om det er behov for å redusere antall ansatte. Den antatte rasjonaliseringsgevinsten må det redegjøres for, eksempelvis ved prognoser, økonomiske kalkyler, organisasjonsmessig optimalisering, mv. Bedriftens fremtidsutsikter og utfordringer står for så vidt sentralt i denne vurderingen. Videre må konsekvensen for de ansatte utgjøre en del av vurderingen, herunder må bedriften anslå antall ansatte som risikerer oppsigelser, hvilke arbeidstakergrupper dette gjelder og deres muligheter for nytt arbeid i markedet. Avslutningsvis må avveiningen mellom bedriftens rasjonaliseringsgevinst avveies mot de uheldige konsekvensene for de ansatte.
Utvelgelsesflaten
I en nedbemanningsprosess må det etableres en utvelgelsesflate. Utgangspunktet for utvelgelsesflaten er den juridiske personen, eksempelvis ASet som sådan. Rettslig er det imidlertid akseptert at utvelgelsesflaten kan begrenses til en del av ASet, for eksempel en salgs eller produksjonsavdeling. Det er viktig at selskapet kan begrunne sitt valg av utvelgelsesflaten.
Utvelgelseskriterier
En reduksjon i antall ansatte begynner med et behov for å redusere antallet stillinger innenfor den definerte utvelgelsesflaten. Resultatet er at det er flere ansatte enn det virksomheten har behov for, og at disse må konkurrere om de gjenværende stilingene. For eksempel må 30 ansatte i salgsavdelingen konkurrere om de 20 stillingene det er behov for. Det er viktig at denne konkurransen ikke skjer vilkårlig. Derfor skal virksomheten sette opp et sett av kriterier – utvelgelseskriterier. Utvelgelseskriteriene må vektes. Bedriftene står forholdsvis fritt med hensyn til valg av utvelgelseskriterier og vektingen av disse. Eksempler på utvelgelseskriterier er formell og reell kompetanse, effektivitet, serviceinnstilling, inntjeningspotensialet, ansiennitet og sosiale forhold.
Drøftelser med representanter for de ansatte
Etter arbeidsmiljøloven er formålet med drøftelsene med de ansatte å inngå en omstillingsavtale. Det viktigste poenget er imidlertid at de ansatte på denne måten involveres i prosessen og får anledning til å fremme sine synspunkter. Drøftelsene skal blant annet omfatte tiltak for å redusere omfanget av reduksjonen i antall ansatte. I tillegg skal drøftelsene omfatte tiltak for å redusere konsekvensen av den nedbemanningen som finner sted. Eksempler på slike tiltak kan være karriererådgivning, støtte til omskolering, etterutdannelse eller sluttpakker. Det er ikke noe krav om at virksomheten og representantene for de ansatte skal inngå en omstillingsavtale. Lovens krav begrenser seg til at drøftelser skal gjennomføres. Det er virksomheten som har den endelige beslutningskompetansen når det gjelder hvilke tiltak som skal tilbys, og hvordan innholdet i tiltakene skal utformes.
Individuelle møter med de ansatte
Det er et krav etter arbeidsmiljøloven at så langt det er praktisk mulig, skal det gjennomføres individuelle drøftelsesmøter med de ansatte som vurderes nedbemannet. De ansatte bør innkalles skriftlig. I innkallingen skal det informeres om at de kan la seg bistå av tillitsvalgte. Fokuset i drøftelsesmøtet skal være den ansattes synspunkter på de vurderinger arbeidsgiver så langt har gjort. Videre skal den ansatte få muligheten til å informere om særlige forhold som arbeidsgiveren ikke er kjent med og som kan få betydning for utvelgelsen. Slike forhold kan for eksempel være at en samboer eller ektefelle nylig har mistet jobben, særlig forsørgelsesbyrde, mv. Hvilken score arbeidsgiveren har gitt den ansatte på de ulike utvelgelseskriteriene bør gjennomgås med den ansatte slik at denne får gitt sine innspill og arbeidsgiveren kan ta disse med i sin videre vurdering.
Virksomhetens endelig beslutning
Etter at de individuelle drøftelsesmøtene er gjennomført, skal bedriften foreta den endelige vurderingen med hensyn til hvilke ansatte som vil motta oppsigelse. Vurderingen vil basere seg på utvelgelseskriteriene og scoren den enkelte ansatte oppnår. I tillegg skal det foretas en vurdering av virksomhetens behov for å nedbemanne den enkelte opp mot konsekvensene en oppsigelse får for vedkommende. Bedriftene skal også vurdere om det finnes annet passende arbeid i selskapet som den enkelte som vurderes oppsagt, kan utføre.
Oppsigelsen
Når virksomheten har bestemt seg for hvilke ansatte som er overtallige, skal disse meddeles oppsigelse. Loven stiller flere krav til oppsigelsens form og innhold. En oppsigelse skal alltid være skriftlig. Den skal overleveres personlig eller sendes rekommandert. Det er viktig å være oppmerksom på at oppsigelsesfristen først begynner å løpe fra den første dagen i måneden etter at oppsigelsen er kommet frem til den ansatte. I oppsigelsestiden har den ansatte både arbeidsplikt og rett.
En vellykket prosess
En reduksjon av antall ansatte er alltid en belastning. Vi tør likevel påstå at en nedbemanningsprosess kan være vellykket dersom den gjennomføres på den rette måten. En vellykket reduksjon av antall ansatte kjennetegnes av åpenhet og informasjon, mens prosessen pågår. Det er ved informasjon til de ansatte at virksomheten kan skape forståelse for de tiltak som gjennomføres. Forståelse hos de ansatte medfører at de som mottar oppsigelsen, lettere forsoner seg med den og bruker sine ressurser på å se fremover til å skaffe seg nytt arbeid. De ansatte som forblir i bedriften, vil føle seg tryggere på at virksomheten har gjennomført nødvendige tiltak og at arbeidsplassene deres er sikrere. Dette vil bidra til at de gjenværende ansatte har fokus på arbeidsoppgavene sine i stedet for å være redde for å miste jobben.
FØYENs bistand
En mulig nedbemanningsprosess må planlegges før den gjennomføres. FØYEN kan bistå i begge faser. Foruten rådgivning gjennom drøftelser om en reduksjon av antall ansatte er et riktig tiltak, er juridisk bistand viktig i planleggingsfasen. Det er viktig at de juridiske kravene hensyntas allerede i planleggingsfasen. I FØYEN gjør vi dette ved å utarbeide handlingsplaner tilpasset hver enkelt prosess. I forbindelse med gjennomføringen av nedbemanningsprosessen er det viktig at de ulike stegene dokumenteres. Dette gjør vi ved å utarbeide de innkallinger, protokoller, oppsigelser, mv som er nødvendige. Vi sørger for at dokumentene oppfyller kravene i lovgivningen, og at bedriften kan dokumentere de vurderinger som er gjort og den prosessen som er gjennomført. Dette er helt nødvendig dersom en eller flere ansatte bestrider at oppsigelsen er saklig og bringer spørsmålet inn for domstolene.
Ansett antisyklisk
Vi ser at mange virksomheter har en tendens til å ansette mot slutten av en oppgangskonjunktur og nedbemanne mot slutten av en nedgangskonjunktur. Vi erkjenner at det er vanskelig å spå konjunkturers topp og bunnpunkter, men det er utvilsomt store fordeler ved å klare å ansette og nedbemanne antisyklisk. Mot slutten av en oppgangskonjunktur er nye ansettelser særlig kostbart, i form av høy lønn, sign on fees, mv. I tillegg er det ofte mangel på godt kvalifisert arbeidskraft som følge av lav ledighet. Motsatt er det mot slutten av en nedgangskonjunktur.
Del på facebook
Del på twitter
