Føyen Advokatfirma DA

Arbeidsgivernes rett til innsyn i ansattes elektroniske kommunikasjon

av advokatene Preben Mo Fredriksen og Frode Bergland Bjørnstad, FØYEN Advokatfirma DA (2009.03.24)

Nye regler om arbeidsgivers rett til innsyn i ansattes elektroniske kommunikasjon trer i kraft 1. mars. Når visse vilkår er oppfylt gir reglene arbeidsgiveren rett til innsyn i alle elektroniske medier stilt til disposisjon for den ansatte. De nye reglene inneholder også krav til fremgangsmåten ved innsyn. De nye reglene innebærer at arbeidsgiverne bør utarbeide en iktinstruks om ansattes bruk av elektroniske medier stilt til disposisjon for dem og arbeidsgiverens fremgangsmåte ved innsyn.

Hvilke elektroniske medier omfattes?

Den nye forskriften innebærer en viktig avklaring ved at den gjelder for alle elektroniske kommunikasjonsmedier som er stilt til den ansattes disposisjon. Dette inkluderer epostkasser, mobiltelefoner, ansattes private områder i virksomhetens datanettverk, pcers harddisker, informasjon på usber, mv. Elektroniske medier som tilhører den ansatte og som unntaksvis er benyttet i arbeidssammenheng har arbeidsgiver ikke innsynsrett i, eksempelvis en privat mobiltelefon. Fellesområder i arbeidsgivers datanettverkt er ikke omfattet av reglene. Disse områdene er begrenset til alle de som er gitt tilgang.

Når har arbeidsgiver rett til innsyn?

Arbeidsgiveren har rett til innsyn når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller virksomhetens berettigede interesser tilsier det. Arbeidsgiverne må altså ha et kvalifisert behov for å skaffe seg innsyn i den ansattes elektroniske informasjon. Et eksempel kan være at den ansatte ikke er tilstede

i forbindelse med at en anbudsfrist utløper, og arbeidsgivers tilbud avhenger av informasjon som befinner seg i den ansattes elektroniske kommunikasjon. Ethvert hensyn til virksomhetens forsvarlige og rasjonell kommersielle drift vil kunne berettige innsyn.

Videre har arbeidsgiveren rett til innsyn når det er berettiget mistanke om den ansattes bruk av elektronisk kommunikasjon kan medføre oppsigelse eller avskjed. Dette vil kunne omfatte bruk av elektronisk kommunikasjon til utsendelse av spam eller innhold som kan skade virksomheten, eksempelvis fortrolig informasjon om strategier, priser, kunder eller leverandører. Tilsvarende vil mistanke om bruk av elektronisk medier til trakassering av kollegaer, nedlasting av barnepornografisk materiale eller ulovlig fildeling kunne begrunne innsyn.

Det er alltid et krav at formålet med innsyn ikke kan oppnås ved tiltak som er mindre inngripende overfor den ansatte.

Hvordan gjennomføres innsyn?

Den nye bestemmelsen krever at den ansatte, så langt det er mulig, skal varsles og gis anledning til å uttale seg før innsyn gjennomføres. Varselet må altså innholdet begrunnelsen for hvorfor arbeidsgiver vil ta seg til rette. Tilsvarende skal den ansatte, så langt det er mulig, få anledning til å være tilstede når innsynet gjennomføres. Reservasjonen så langt det er mulig, innebærer at dersom formålet med innsynet blir forfeilet ved varsling, kan varslingen utelates. Det bør i den forbindelse pekes på at arbeidsgiveren i mange tilfeller kan speile de elektroniske mediene som skal undergis innsyn. Dette vil forhindre at den ansatte som følge av varsling, kan ødelegge formålet med innsynet. Et tilfelle hvor forutgående varsel kan unnlates, er i tilfeller hvor arbeidsgiver må undersøke flere elektroniske medier, og hvor den ansatte har kontroll på et eller flere av enhetene. Dersom det for eksempel foreligger fare for at den ansatte vil ødelegge eventuelle bevis på sin bærbare pc, og innsyn må iverksettes på andre elektroniske medier, vil varsel kunne utsettes til arbeidsgiver også har fått kontroll på den bærbare pcen.

Dersom forutgående varsel ikke er gitt skal den ansatte informeres om at innsyn er gjennomført. Han skal da også opplyses om eventuelle funn.

Sletting av informasjon

Når en ansatt fratrer, krever reglene at arbeidsgiveren avslutter de elektroniske mediene disponert av den ansatte, og at innholdet som ikke er nødvendig for virksomhetens daglige drift slettes.

Et dilemma forskriftens slettingsregler skaper, er forhold til annen lovgivning som gir plikt til å oppbevare viktig korrespondanse. Dette kan for eksempel gjelde virksomheter bundet av Sarbanes Oxley lovgivningen (SOX) og som innebærer en plikt til å ta vare på epost som ansatte har sendt og som selskapet må forstå kan få betydning for etterforskning av økonomisk kriminalitet osv. Av hensyn til slik lovgivning vil det derfor være behov for interne dokumenterbare rutiner og instrukser for lagring av slikt materiale på annen måte enn i de ansattes postkasse.

Klarere regler

Utkastene til nye regler har vært omstridte. Det har tatt lang tid å komme frem til reglene som nå trer i kraft. Myndighetene skal berømmes for at reglene er blitt klarere enn tidligere. De nye reglene kan ikke fravikes, men bør motivere arbeidsgiverne til å implementere iktinstrukser som er tilpasset virksomheten, samt øke de ansattes bevissthet på bruke av elektroniske medier. Vi tror de nye reglene kan bidra til ryddigere forhold med hensyn til elektronisk kommunikasjon. Det kan bli kostbart for arbeidsgiverne å bryte de nye reglene. Datatilsynet har kompetanse til å ilegge overtredelsesgebyrer.